Qué documentos valen para un monitorio: facturas, albaranes, presupuestos firmados y emails (art. 812 LEC)

La llave del proceso monitorio es documental. El artículo 812 LEC permite acudir a él a quien reclame una deuda dineraria de cualquier importe, líquida, determinada, vencida y exigible, acreditada por alguno de estos cauces:

• Documentos firmados por el deudor o con su sello, impronta o marca, o con cualquier otra señal física o electrónica (art. 812.1.1.ª).
• Documentos unilaterales del acreedor habituales en el tráfico: facturas, albaranes de entrega, certificaciones, telegramas, telefax o cualesquiera otros que, aun creados por el propio acreedor, sean de los que habitualmente documentan los créditos en relaciones como la existente entre las partes (art. 812.1.2.ª).
• Los casos reforzados del art. 812.2: documentos comerciales que acrediten una relación duradera junto al principio de prueba de la deuda, y las certificaciones de impago de comunidades de propietarios (en relación con el art. 21 LPH, que tratamos en la guía de morosidad en comunidades).

La lista es deliberadamente abierta: el legislador quiso que el filtro de entrada fuera la verosimilitud, no la solemnidad. El juzgado realiza un control inicial —que los documentos constituyan, a su juicio, un principio de prueba del derecho del peticionario (art. 815.1 LEC)— y, superado, requiere de pago al deudor.

Jerarquía práctica: de más a menos fuerza

• Reconocimiento de deuda firmado. El documento perfecto: el propio deudor admite el importe. Una hoja firmada, un acuerdo de pago incumplido o incluso un WhatsApp o email inequívoco ("te debo los 4.300 €, dame hasta marzo") funcionan; el electrónico, mejor con respaldo que acredite su autenticidad.
• Contrato o presupuesto aceptado + facturas. El tándem causa-importe: el presupuesto firmado o el pedido aceptado prueban el encargo; la factura, su liquidación. Es el estándar de calidad del expediente de recobro.
• Albaranes firmados + facturas. En suministros y logística, el albarán con firma o sello del receptor acredita la entrega; la factura sola dice que reclamas, el albarán dice que serviste.
• Facturas solas. Admisibles —la propia norma las cita—, pero al ser documento unilateral conviene reforzarlas: el contexto de relación comercial continuada (histórico de facturas anteriores pagadas por el deudor es un refuerzo magnífico), correos remitiendo las facturas sin protesta del deudor, o extractos de pagos parciales.
• Emails y mensajería. Doble papel: como documentos del crédito (pedidos por correo, conformidades, peticiones de aplazamiento) y como refuerzo de verosimilitud. Su talón de Aquiles es la autenticación si se impugnan; lo explicamos al comparar canales de comunicación y su valor probatorio.

Los cuatro adjetivos que matan o salvan la petición

Más monitorios fracasan por la liquidación que por los documentos. La deuda debe ser:

• Líquida y determinada: cifra concreta. Desglosa principal, IVA e intereses; si reclamas los intereses de la Ley 3/2004 y los 40 € por factura de costes de cobro, acompaña la liquidación calculada por tramos.
• Vencida: la fecha de vencimiento de cada factura debe constar o deducirse (del contrato o, en operaciones comerciales, de los plazos legales del art. 4 de la Ley 3/2004).
• Exigible: sin condición pendiente. Si el contrato sujeta el pago a certificación o aceptación, acredita ese hito.

No olvides el quinto documento: el MASC

Desde la LO 1/2025, junto al bloque que acredita la deuda viaja el documento que acredita el intento de negociación previa (art. 264.4.º LEC): el burofax con su acuse o la evidencia del prestador cualificado. Un expediente con la deuda perfectamente documentada pero sin el MASC acreditado no pasa de la puerta. Es el complemento procesal del expediente material.

Checklist final antes de presentar

• Identificación completa del deudor (nombre o razón social, NIF, domicilio actual; si es sociedad, comprueba el domicilio en el Registro Mercantil).
• Bloque documental ordenado cronológicamente: encargo → entrega → factura → reclamaciones → requerimiento MASC.
• Liquidación con desglose y fecha de cálculo.
• Coherencia interna: que importes, fechas y conceptos cuadren entre presupuesto, albarán y factura. Las incoherencias pequeñas son la gasolina de las oposiciones.

Y si mis papeles no llegan

Que tu documentación sea débil no significa que la deuda sea incobrable: significa que hay que reforzar el expediente antes de judicializar —provocando un reconocimiento por escrito en la fase de negociación, por ejemplo— o elegir otra estrategia. Es exactamente lo que evalúa nuestro pre-análisis gratuito: subes tu documentación, te decimos con qué cuentas y qué falta. Si el expediente está listo, el monitorio cuesta 75 € con procuradora incluida, sin comisión en vía extrajudicial y con un 8 % solo sobre lo efectivamente recuperado en vía judicial. Tarifas completas aquí.

Este artículo ofrece información jurídica de carácter general conforme al ordenamiento español vigente en su fecha de publicación y no constituye asesoramiento jurídico sobre un caso concreto. Para un análisis individualizado de tu asunto, contacta con un abogado. Autor: Cristian Roig Blasco, abogado colegiado n.º 2918 del Ilustre Colegio de la Abogacía de Tarragona.